Quel usage pour vous...

LA SAGA TEAMPLANNING: Quel usage en ferez vous?
Sylvie est standardiste. Toute la journée, elle doit informer ses correspondants sur qui est où, quand il reviendra, s'il sera au bureau, si on peut lui laisser un message... Bien sûr elle connaît son métier et tout cela elle le faisait très bien en s'informant auprès de Pierre, Paul ou Jacques. Maintenant avec TEAMPlanning, elle s'est créée une Equipe contenant l'ensemble du personnel (Ca tombe bien ils sont moins de 128!), elle laisse TEAMPlanning à l'écran et visualise le contenu de leur calendrier Exchange en vis à vis (En mode journalier). Si elle doit laisser un message, elle double cliquète sur le calendrier d'une personne, automatiquement un mémo horodaté apparaît elle a juste à remplir, l'Objet voire le Contenu du message et à cliquer sur Envoyer. Plus de manipulation compliquée, plus de petit papiers...Et comme Sylvie est très maligne, elle a programmé TEAMPLanning pour que les données visualisées se mettent à jour automatiquement toutes les heures par exemple. Sylvie s'est dégagé du temps pour faire autre chose, tout le monde s'est aperçu de sa nouvelle efficacité ce qui a poussé chacun a bien tenir son calendrier! :)
Paul est responsable d'un service technique. Il doit surveiller l'activité de ses collaborateurs. Avant il faisait remplir des plannings papier et il était le roi de la fiche T et du surligneur. Avec TEAMPlanning, il a créé des équipes de personnels regroupés par compétences. Chacun tient à jour son Calendrier. Paul est malin, avec TEAMPLanning il a créé des filtres pour colorer différemment les RDVs sur le terrain, les heures de permanences téléphoniques, les congés, les récup... Avec les ARTT, les heures supp etc... Il doit souvent se prononcer sur quand et à qui accorder des congés... En deux clic, Paul visualise en couleur le planning d'une équipe pour la semaine, le mois à venir et se prononce sans se tromper pour toujours avoir sous la main la compétence requise... Comme tout le monde a bien compris l'avantage qu'on en tire, chacun tient bien à jour son calendrier. Encore un gain d'efficacité :)
Henriette est ce que l'on appelle une secrétaire de direction efficace. Elle gère le calendrier de deux directeurs et d'un sous directeur. Elle sait tout d'eux et si elle peut se permettre de leur prendre un RDV ou de leur laisser un message.... Avant elle avait programmé son Outlook pour ouvrir les boites et calendriers de ses protégés automatiquement... Mais voilà avec toutes ces fenêtres ouvertes on risque le rhume...de cerveau. Alors avec TEAMPlanning elle s'est créé une équipe de directeurs. Elle laisse son TEAMPlanning à l'écran et visualise la semaine en cours. Quand elle a une info ou un appel elle double cliquète sur un jour et une personne puis en un clic, elle peut envoyer un petit message instantanément, ou créer un RDV dans le calendrier de son directeur sans ouvrir Outlook. Elle peut aussi ouvrir directement le calendrier Outlook dun direteur en un clic pour mieux scruter son contenu. De temps en temps elle appuie sur bouton rafraîchir pour actualiser le Planning à l'écran. Parfois même, elle visualise dans le détail le planning des directeurs pour le mois à venir, elle en crée même un rapport HTML qu'elle envoie par mail à la direction, ca peut leur servir pour se prononcer pour une future réunion... Henriette n'a pas osé avouer à ses directeurs que les fonctions de planning n'existaient pas dans la messagerie qu'ils ont achetée ... :)
Jacques est informaticien. Il a installé un serveur Exchange et a monté une formation pour les utilisateurs. 10 mn après avoir expliqué les fonctions de Calendrier, les accès délégués etc... les questions fusent. Ses utilisateurs ne sont pas toujours très au fait de la technologie mais ils font preuve de jugeote... A quoi ça sert de saisir son emploi du temps si pour le consulter la manipulation s'avère des plus fastidieuse. Et puis faudra toujours remplir le planning papier pour avoir une vue synthétique etc... etc...Faut réagir sinon les utilisateurs auront du mal à adhérer! Mais Jacques est très malin, il va chercher sur le Net un produit tiers et il en trouve (très peu...) et il en teste. Certains sont carrément intégrés à Outlook mais après utilisation, vaut mieux pas aller voir les milliers d'enregistrements collectés que l'on retrouve dans les Elements supprimés!!! TEAMPlanning lui est on ne peut plus simple, pas de menu tortueux, que de l'efficace... TEAMPlanning interroge les données directement dans Exchange en live... C'est rapide propre et efficace... En plus Jacques trouve que c'est pas cher...mais ça le regarde! :)
Mireille est indispensable! Elle gère les 10 salles de réunion de l'immeuble , les deux vidéo projecteurs, le monospace pour aller chercher les clients... Elle a suivi la formation Outlook et a demandé à Jacques (vous savez l'informaticien) de créer des boites à lettres de "ressources" dont elle est déléguée...Bien vite elle se fait payer un cours de sophrologie pour rester calme et efficace...Mais, avec TEAMPlanning elle a créé une Equipe Matériel et Salles, elle a même créé des filtres pour colorer les RDV (réservations) suivant leur occupant. Elle visualise le planning d'occupation des salles semaine par semaine, elle en crée des rapport HTML qu'elle envoie par mail ou qu'elle publie sur l'Intranet.. En outre depuis TEAMPlanning elle peut directement créer une réservation sans manipulation compliquée sans ouvrir de calandrier et ceci en deux clics. Ouf, parce Mireille a peu de temps libre pour s'adonner à la sophrologie!
André travaille avec Jacques, il est informaticien et son truc c'est l'Intranet. La société a développé un Intra/extranet et maintenant chacun peut gérer ses mails avec OWA (Outlook Web Access). Mais bien vite on déchante, pas moyen de consulter un calendrier autre que le sien...Mais qui est où et quand? André est malin lui aussi, avec la nouvelle version de TEAMPlanning; il a créé une équipe par service, il a écrit des procédures Batch et à l'aide d'une commande AT sur son serveur, toutes les heures TEAMPlanning se lance en mode silencieux et copie chaque rapport généré pour chaque équipe dans des emplacements disques déterminés. Son Intranet est toujours à jour et visualise le contenu des calendiers des services. André est un bon informaticien...TEAMPlanning travaille pour lui...Et puis chacun se rend bien compte qu'il est facile et utile de de voir l'activité des autres...Bon, à partir de demain c'est sûr je tiens à jour mon calendrier... :)
Pierre...Pierre est un employé lambda. Il se fiche totalement de savoir qui est où... Peu l'importe de savoir que Armelle ou Christine sont en congés. Il fait son boulot voilà tout. Il a jamais vu TEAMPlanning et on est pas prêt de lui installer dans son profil! Mais, Pierre il sait une chose, c'est que depuis qu'il y a TEAMPlanning il se contente de remplir une et une seule fois son calendrier Exchange... Fini les coups de fils pour tenir chacun au courant, les plannings papier, les fiches T, les "T'étais où, on te cherche partout !!!" Pierre a compris que TEAMPlanning interroge les données en live, ça lui va bien de saisir son calendrier, avant ça ne servait presque à rien car c'était toujours redondant...Mais Pierre qui est un utilisateur moyen a mieux que tous compris l'utilité de TEAMPlanning, il a expliqué à son chef du besoin impérieux d'organisation des plannings, de l'efficacité retrouvée depuis TEAMPlanning etc... Et bien Pierre saisit maintenant son calendrier sur le PDA que lui a payé son entreprise... Malin Pierre, non...?
Pascal est informaticien. Un jour il a installé Exchange et Outlook il s'est enthousiasmé et puis il a été confronté à des tas de Pierre, Paul, Henriette, Sylvie et autres... Pascal est pour l'informatique "presse bouton", quand il va retirer de l'argent au distributeur il ne se demande pas comment tout cela marche, s'il doit faire "Fichier Ouvrir" ou "Copier Coller"... Alors il est effrayé quand il doit consulter le calendrier de deux personnes et n'explique même pas la fonction à ses utilisateurs. Mais Pascal n'est pas très malin, il va sur le Net et ne trouve rien de rien... Deux trois bidouilles très nulles. Alors Pascal décide d'écrire TEAMPlanning, simple, efficace, peu cher. Voilà comment vous vous trouvez là à lire ma prose...