LA
SAGA TEAMPLANNING: Quel usage en ferez vous? |
Sylvie
est standardiste. Toute la journée, elle doit informer
ses correspondants sur qui est où, quand il reviendra, s'il sera
au bureau, si on peut lui laisser un message... Bien sûr elle connaît
son métier et tout cela elle le faisait très bien en s'informant
auprès de Pierre, Paul ou Jacques. Maintenant avec TEAMPlanning,
elle s'est créée une Equipe contenant l'ensemble du personnel
(Ca tombe bien ils sont moins de 128!), elle laisse TEAMPlanning à
l'écran et visualise le contenu de leur calendrier Exchange en vis
à vis (En mode journalier). Si elle doit laisser un message, elle
double cliquète sur le calendrier d'une personne, automatiquement
un mémo horodaté apparaît elle a juste à remplir,
l'Objet voire le Contenu du message et à cliquer sur Envoyer. Plus
de manipulation compliquée, plus de petit papiers...Et comme Sylvie
est très maligne, elle a programmé TEAMPLanning pour que les
données visualisées se mettent à jour automatiquement
toutes les heures par exemple. Sylvie s'est dégagé du temps
pour faire autre chose, tout le monde s'est aperçu de sa nouvelle
efficacité ce qui a poussé chacun a bien tenir son calendrier!
:) |
Paul
est responsable d'un service technique. Il doit surveiller l'activité
de ses collaborateurs. Avant il faisait remplir des plannings papier et
il était le roi de la fiche T et du surligneur. Avec TEAMPlanning,
il a créé des équipes de personnels regroupés
par compétences. Chacun tient à jour son Calendrier. Paul
est malin, avec TEAMPLanning il a créé des filtres pour colorer
différemment les RDVs sur le terrain, les heures de permanences téléphoniques,
les congés, les récup... Avec les ARTT, les heures supp etc...
Il doit souvent se prononcer sur quand et à qui accorder des congés...
En deux clic, Paul visualise en couleur le planning d'une équipe
pour la semaine, le mois à venir et se prononce sans se tromper pour
toujours avoir sous la main la compétence requise... Comme tout le
monde a bien compris l'avantage qu'on en tire, chacun tient bien à
jour son calendrier. Encore un gain d'efficacité :) |
Henriette
est ce que l'on appelle une secrétaire de direction efficace.
Elle gère le calendrier de deux directeurs et d'un sous directeur.
Elle sait tout d'eux et si elle peut se permettre de leur prendre un RDV
ou de leur laisser un message.... Avant elle avait programmé son
Outlook pour ouvrir les boites et calendriers de ses protégés
automatiquement... Mais voilà avec toutes ces fenêtres ouvertes
on risque le rhume...de cerveau. Alors avec TEAMPlanning elle s'est créé
une équipe de directeurs. Elle laisse son TEAMPlanning à l'écran
et visualise la semaine en cours. Quand elle a une info ou un appel elle
double cliquète sur un jour et une personne puis en un clic, elle
peut envoyer un petit message instantanément, ou créer un
RDV dans le calendrier de son directeur sans ouvrir Outlook. Elle peut aussi
ouvrir directement le calendrier Outlook dun direteur en un clic pour mieux
scruter son contenu. De temps en temps elle appuie sur bouton rafraîchir
pour actualiser le Planning à l'écran. Parfois même,
elle visualise dans le détail le planning des directeurs pour le
mois à venir, elle en crée même un rapport HTML qu'elle
envoie par mail à la direction, ca peut leur servir pour se prononcer
pour une future réunion... Henriette n'a pas osé avouer à
ses directeurs que les fonctions de planning n'existaient pas dans la messagerie
qu'ils ont achetée ... :) |
Jacques
est informaticien. Il a installé un serveur Exchange et
a monté une formation pour les utilisateurs. 10 mn après avoir
expliqué les fonctions de Calendrier, les accès délégués
etc... les questions fusent. Ses utilisateurs ne sont pas toujours très
au fait de la technologie mais ils font preuve de jugeote... A quoi ça
sert de saisir son emploi du temps si pour le consulter la manipulation
s'avère des plus fastidieuse. Et puis faudra toujours remplir le
planning papier pour avoir une vue synthétique etc... etc...Faut
réagir sinon les utilisateurs auront du mal à adhérer!
Mais Jacques est très malin, il va chercher sur le Net un produit
tiers et il en trouve (très peu...) et il en teste. Certains sont
carrément intégrés à Outlook mais après
utilisation, vaut mieux pas aller voir les milliers d'enregistrements collectés
que l'on retrouve dans les Elements supprimés!!! TEAMPlanning lui
est on ne peut plus simple, pas de menu tortueux, que de l'efficace... TEAMPlanning
interroge les données directement dans Exchange en live... C'est
rapide propre et efficace... En plus Jacques trouve que c'est pas cher...mais
ça le regarde! :) |
Mireille
est indispensable! Elle gère les 10 salles de réunion
de l'immeuble , les deux vidéo projecteurs, le monospace pour aller
chercher les clients... Elle a suivi la formation Outlook et a demandé
à Jacques (vous savez l'informaticien) de créer des boites
à lettres de "ressources" dont elle est déléguée...Bien
vite elle se fait payer un cours de sophrologie pour rester calme et efficace...Mais,
avec TEAMPlanning elle a créé une Equipe Matériel et
Salles, elle a même créé des filtres pour colorer les
RDV (réservations) suivant leur occupant. Elle visualise le planning
d'occupation des salles semaine par semaine, elle en crée des rapport
HTML qu'elle envoie par mail ou qu'elle publie sur l'Intranet.. En outre
depuis TEAMPlanning elle peut directement créer une réservation
sans manipulation compliquée sans ouvrir de calandrier et ceci en
deux clics. Ouf, parce Mireille a peu de temps libre pour s'adonner à
la sophrologie! |
André
travaille avec Jacques, il est informaticien et son truc c'est l'Intranet.
La société a développé un Intra/extranet et
maintenant chacun peut gérer ses mails avec OWA (Outlook Web Access).
Mais bien vite on déchante, pas moyen de consulter un calendrier
autre que le sien...Mais qui est où et quand? André est malin
lui aussi, avec la nouvelle version de TEAMPlanning; il a créé
une équipe par service, il a écrit des procédures Batch
et à l'aide d'une commande AT sur son serveur, toutes les heures
TEAMPlanning se lance en mode silencieux et copie chaque rapport généré
pour chaque équipe dans des emplacements disques déterminés.
Son Intranet est toujours à jour et visualise le contenu des calendiers
des services. André est un bon informaticien...TEAMPlanning travaille
pour lui...Et puis chacun se rend bien compte qu'il est facile et utile
de de voir l'activité des autres...Bon, à partir de demain
c'est sûr je tiens à jour mon calendrier... :) |
Pierre...Pierre
est un employé lambda. Il se fiche totalement de savoir
qui est où... Peu l'importe de savoir que Armelle ou Christine sont
en congés. Il fait son boulot voilà tout. Il a jamais vu TEAMPlanning
et on est pas prêt de lui installer dans son profil! Mais, Pierre
il sait une chose, c'est que depuis qu'il y a TEAMPlanning il se contente
de remplir une et une seule fois son calendrier Exchange... Fini les coups
de fils pour tenir chacun au courant, les plannings papier, les fiches T,
les "T'étais où, on te cherche partout !!!" Pierre
a compris que TEAMPlanning interroge les données en live, ça
lui va bien de saisir son calendrier, avant ça ne servait presque
à rien car c'était toujours redondant...Mais Pierre qui est
un utilisateur moyen a mieux que tous compris l'utilité de TEAMPlanning,
il a expliqué à son chef du besoin impérieux d'organisation
des plannings, de l'efficacité retrouvée depuis TEAMPlanning
etc... Et bien Pierre saisit maintenant son calendrier sur le PDA que lui
a payé son entreprise... Malin Pierre, non...? |
Pascal
est informaticien. Un jour il a installé Exchange et Outlook
il s'est enthousiasmé et puis il a été confronté
à des tas de Pierre, Paul, Henriette, Sylvie et autres... Pascal
est pour l'informatique "presse bouton", quand il va retirer de
l'argent au distributeur il ne se demande pas comment tout cela marche,
s'il doit faire "Fichier Ouvrir" ou "Copier Coller"...
Alors il est effrayé quand il doit consulter le calendrier de deux
personnes et n'explique même pas la fonction à ses utilisateurs.
Mais Pascal n'est pas très malin, il va sur le Net et ne trouve rien
de rien... Deux trois bidouilles très nulles. Alors Pascal décide
d'écrire TEAMPlanning, simple, efficace, peu cher. Voilà comment
vous vous trouvez là à lire ma prose... |